راهنمای مدیریت پایگاه های چند بخشی
(ویژه دانشگاه ها و موسسات بزرگ)
مقدمه و معرفي
افزايش حجم و جريان اطلاعات، بشر را بر آن داشت تا با خلق راهكارهاي سريعتر و موثرتر، سرعت تبادلات و ارتباطات خود را بيشتر نمايد. اين امر در نهادهاي علمي جوامع نمود پررنگتري داشته است و در جوامع پيشرفته، دانشگاهها و سازمانهاي علمي از اولين متقاضيان و كاربران فناوريهاي الكترونيك جديد به شمار ميروند. اما در برخي از جوامع كمتر توسعه يافته، به دلايل مختلف، استفاده موثري از اين فناوريها انجام نشده است و حركتهايي كه در اين زمينه صورت گرفته است، به نتيجه مطلوب نيانجاميده است.
يكي از اين فناوريهاي جديد كه استفادههاي روزافزوني يافته است، فناوري وب ميباشد. پايگاههاي اينترنتي نا استوار و سردرگم كننده، فقدان اطلاعات مورد نياز كاربران يا دشواري دسترسي به آنها، قالبهاي ناهمگون طراحي صفحات، عدم بهكارگيري موثر وب براي انجام روندهاي اداري و اجرايي و بهروزنبودن و اشتباهات زياد در اطلاعات ارايه شده در پايگاههاي اينترنتي تعداد زيادي از دانشگاهها و موسسات علمي كشور حاكي از نقصهاي موجود در زمينه استفاده صحيح و مطلوب از فناوري وب در كشور ما ميباشد. در اين راهنما كه بخشي از "طرح جامع مديريت يكپارچه پايگاههاي اينترنتي دانشگاهها و مراكز علمي" محسوب ميشود، به ارايه راهكارهايي اصولي پرداختهايم و تلاش كردهايم با استفاده از آخرين دستاوردهاي دانش و فناوري ، تصحيح شيوههاي مديريتي و با ياري گرفتن از ابزارهاي قدرتمندي همچون "مجموعه برنامههاي يكتاوب"، براي رفع مشكلات و نواقص مذكور اقدام نماييم.
اهداف راهنما
اهداف اصلي از تهيه اين راهنما عبارتند از:
- مستندسازي فرآيند راهاندازي، نگهداري و پشتيباني صفحات اينترنتي واحدهاي سازماني زير نظر دانشگاه
- بهرهگيري از نظرات و ديدگاههاي همكاران و متقاضيان براي تصحيح فرآيند مديريتي موجود و ارتقاي خدمات
- اطلاعرساني جامع و موثر و جلوگيري از سردرگمي همكاران، متقاضيان و مديران زيربخشهاي وبگاه
- پاسخگويي به پرسشهاي متداول و پيشگيري از بروز اشتباهات و خطاهاي مرسوم طراحي وب
- افزايش دقت و سرعت در راهاندازي وبگاه زيربخشها و بهينهسازي خدمات پشتيباني
- تدوين چارچوب اوليه برنامههاي زماني آموزش و رفع اشكال براي مديران زيربخشهاي وبگاه
- سازماندهي كارآمدتر و كاهش حجم كار در انجام امور و وظايف مراكز علمي
- ايجاد و تبعيت از فرآيندهاي استاندارد كارآمد و حرفهاي انجام امور
- راه اندازي وبگاه زيربخشهاي جديد و تكميل اطلاعات زيربخشهاي موجود
- كارآمد سازي و افزايش مراجعه و پاسخگويي مبني بر وب به منظور تسهيل امر ارتباط علمي و اداري
قابليتهاي برنامه
در حال حاضر برنامه از قابليتها و توانمنديهاي بسیاری برخوردار است که برخی از آنها را در ادامه مشاهده می کنید. جزييات اين قابليتها و طرز استفاده از آنها را ميتوانيد در بخش معرفی برنامه و راهنمای برنامه مطالعه نماييد.
- امكان انجام تنظيمات كلي و جزيي برنامه از طريق بخش مديريت
- امكان ايجاد، ويرايش و حذف صفحات و مطالب با سرعت و سادگي هرچه تمامتر
- قابليت واگذاري مديريت بخشها و صفحات پايگاه، به مديران و افراد مختلف با سطوح دسترسي تعريف شده
- قابليت تغيير و به روز رساني سريع و سهل تمام متون، تصاوير، پروندهها و حتي ظاهر كلي پايگاه
- امنيت مناسب جهت جلوگيري از سوء استفاده هاي احتمالي
- در نظر گرفتن نيازهاي اساسي متقاضيان و كاربران و ارايه خدمات الكترونيك به آنها
- امكان تعامل با كاربران پايگاه و آگاه شدن از نظرات و پرسش و پاسخ با آنان
- امكان ارسال پيغام و پيامنگار براي كاربران به تفكيك
مراحل راهاندازي وبگاه زيربخش
1- معرفي مسوول وب
مديران و مسوولان دانشگاه ميتوانند براي آغاز مراحل بر عهده گرفتن مسووليت مديريت صفحات ويژه واحد سازماني خود در پايگاه وب دانشگاه، فرد يا افرادي را به عنوان مسوول زيربخش وب مربوطه معرفي كنند. براي اينكار با استفاده از فرم معرفي مدير بخش كه از طريق پايگاه قابل دسترسي است، مشخصات فرد مورد نظر مكتوب شده و سپس فرم پر شده از طريق نامه اداري يا فاكس براي مديريت آمار و اطلاعرساني ارسال ميشود.
2- ارزيابي و آموزش
قبل از راهاندازي بخش مربوطه و ايجاد دسترسي، توانايي افراد معرفي شده براي مديريت پايگاه مورد ارزيابي قرار ميگيرد و در صورت نياز دوره آموزش برنامه توصيه ميگردد. همچنين كاربران در صورت تمايل ميتوانند با مطالعه مستندات و راهنماي برنامه، با ابزارها و بخشهاي برنامه آشنا شوند. در نهايت آزمون عملي مختصري براي بررسي قابليتهاي افراد به عمل خواهد آمد و براي مديران وب در ردههاي ممتاز، خوب و متوسط، گواهي آشنايي با مديريت پايگاههاي اينترنتي صادر خواهد شد.
3- ايجاد دسترسي
پس از آنكه كار بررسي قابليتها و آموزش افراد انجام پذيرفت، افراد به عنوان كاربر در برنامه عضو ميشوند. سپس مدير ارشد برنامه، افراد معرفي شده را به عنوان مدير بخش به برنامه معرفي خواهد نمود و ابزارهاي مديريت بخش مورد نظر را در اختيار آنها قرار ميدهد. در صورت عدم وجود صفحات اينترنتي واحد مورد نظر، مدير ارشد برنامه با استفاده از ابزار مديريت زيربخشها، آن را براي شما ايجاد نموده و تنظيمات اوليه آن را انجام خواهد داد.
4- پيگيري و تكميل
مسوولين وب پس از آغاز كار با بخش مديريتي برنامه، ابتدا بايد بخش تحت اختيار خود را با استفاده از اطلاعات و تصاوير مناسب تكميل نمايند. مديران ارشد پايگاه به بررسي و پيگيري اقدامات انجام شده خواهند پرداخت و چنانچه بعد از 10 روز اطلاعات ضروري پايگاه در زيربخش مربوطه وارد نگرديد، نامه درخواست فعاليت بيشتر را براي مدير واحد مربوطه ارسال ميكند. چنانچه اين وضعيت تا ده روز ديگر نيز ادامه يافت، مدير ارشد نامه دومي با عنوان اخطار حذف زيربخش وب براي مديران واحد ارسال ميكند. از اين تاريخ ده روز ديگر براي تكميل اطلاعات ضروري فرصت در اختيار مديران وب قرار داده ميشود و اگر در اين فرصت تغييري در وضعيت اطلاعرساني بوجود نيامد، زيربخش مورد نظر حذف ميشود.
بعد از تكميل اطلاعات اوليه و ضروري زيربخش، راهاندازي زيربخش به صورت خبر در صفحه اخبار و خبرنامه الكترونيك وبگاه اعلام ميشود و پيوند به بخش ساخته شده نيز در صفحه مناسب اضافه ميشود. بعد از راهاندازي اوليه، مديران ميتوانند از توانمنديها و قابليتهاي خود بهره بگيرند و براي تكميل اطلاعات پايگاه خود اقدام كنند.
راهنما و مستندات مفید
در برنامه یکتاوب برای راه اندازی و نگداری پایگاه های چند بخشی، ابزار ها و شیوه های کارکرد ویژه ای در نظر گرفته شده است که با استفاده از آنها امکان مشارکت همه اعضای سازمان در تولید و به روزرسانی داده های پایگاه را فراهم می کند. برخی از روش ها و ابزار ها که بر اساس تجربیات به دست آمده در دانشگاه علوم پزشکی ایران و نیز دانشگاه علم و صنعت ایران توسعه یافته اند، در زیر معرفی می شوند:
1- برنامه برای مدیریت پایگاه های فرعی از ابزار "مدیریت زیربخش ها" استفاده می کند. اگر قرارداد شما استفاده از ابزار زیربخش های وب را مجاز می داند، می توانید از این ابزار در منوهای مدیریت استفاده کنید.
2- بهتر است برای پایگاه خود هدف مشخص و یا یک سند چشم انداز داشته باشید و طی جلسات و اطلاعیه ها، افراد و مسئولان را برای رسیدن به اهداف توجیه نمایید. این امر می تواند موجب همکاری بیشتر مجموعه عوامل سازمان و تسریع امور گردد. سند چشم انداز نمونه را ببینید.
3- یک دسته بندی واقعی از ساختار پایگاه ایجاد نمایید. ساختار مذکور باید دارای مشخصه های عنوان فارسی و لاتین، نشانی و مسئوول هر زیربخش وب باشد. سند نمونه را ببینید.
4- برای معرفی نمایندگان زیربخش ها برای شرکت در دوره آموزشی و ایجاد دسترسی، می توانید از فرم معرفی مدیر زیربخش استفاده نمایید. فرم نمونه را ببینید.
5- با کمک بخش مدیریت زیربخش ها، برای راه اندازی زیربخش های وب پایگاه و معرفی نمایندگان واحد ها اقدام کنید. می توانید یک زیربخش ویژه راه اندازی پایگاه ایجاد کنید و اطلاعات و اسناد و اخبار مربوط به پایگاه را در آن قرار دهید.
6- نامه راهنمای اولیه و نام کاربری و رمز عبور را برای نمایندگان معرفی شده تهیه و به صورت محرمانه فاکس یا ایمیل نمایید. برای تهیه نامه می توانید از ابزار نامه نویس برنامه (بخش ابزارهای کمکی) استفاده کنید. نمونه ای از نامه ارایه شده به مدیران زیربخش های وب را ببینید. برای تشریح روند کار می توانید از نمودارهای گردش کار نیز استفاده کنید
7- در ابتدای راه اندازی زیربخش ها توسط مدیران زیربخش ها یا در دوره های مشخص می توانید بر اساس برنامه زمانبندی مناسب، جلسات آموزشی یا رفع اشکال برگزار نمایید. برای برگزاری جلسات می توانید از مستندات آموزشی شرکت استفاده کنید:
- فرآيند برگزاري گارگاه آموزشي
- راهنماي برگزاري كارگاه آموزشي مجموعه برنامه يكتاوب
- برنامه زمانبندی برگزاري كارگاه بازآموزی و رفع اشکال
- فرم ارزيابي دوره هاي آموزشي
8- بر اساس برنامه زمانبندی از پیش اعلام شده، وضعیت پایگاه های وب و میزان تحقق اهداف را ارزیابی کنید. برای این کار می توانید از ابزار ارزشیابی نیمه خودکار برنامه استفاده کنید.
9- پس از تحقق اهداف اولیه، می توانید اهداف جدیدی (مثل راه اندازی زیربخش ها به زبان انگلیسی و الکترونیک کردن تدریجی کلیه امور سنتی) را در دستور کار قرار دهید.
10- نتایج به دست آمده را در جلسات گروهی ارایه نمایید و افراد و مدیران زیربخشی که کار خود را به خوبی انجام داده اند تشویق کنید. نمونه ای از گزارش دستاوردها را در اینجا ببینید:
- گزارش دستاوردهای اجرای طرح جديد دانشگاه علم و صنعت ايران
- کسب رتبه برتر و جايزه ملی وب توسط وبگاه دانشگاه علم و صنعت ايران